Hệ thống xếp hàng tự động (QMS)

Hệ thống QMS

Giới thiệu chung:

Hệ thống QMS (Queue Management System) là một giải pháp HIỆU QUẢ, VĂN MINH để phục vụ khách hàng dựa trên nguyên tắc đến trước được phục vụ trước, tự động hướng dẫn khách hàng đến đúng quầy giao dịch.

Hệ thống QMS thích hợp cho: Ngân hàng, Bệnh viện, Hải quan, Phòng công chứng, Trung tâm giao dịch khách hàng, Nơi thu tiền, cước phí, thuế, bán vé…

Sơ Đồ Hệ Thống QMS

Tính năng chính của hệ thống QMS:

Được thiết kế theo hướng mở rộng, kế thừa nên có khả năng đáp ứng các quy trình phục vụ khách hàng phức tạp nhất, người dùng hệ thống có thể khai báo, cấu hình lại toàn bộ hệ thống.

Cho phép khai báo thêm, bớt, thay đổi chức năng, số lượng các Quầy giao dịch; Bảng hiển thị chính; Điểm cấp phiếu; Số dịch vụ tại điểm cấp phiếu.

Hệ thống cho phép có nhiều thiết bị đầu cuối (100). Một tủ trung tâm có kết nối Max với 46 thiết bị đầu cuối (max 05 điểm cấp phiếu, max 05 bảng hiển thị chính). Các tủ trung tâm có thể kết nối với nhau.

Khoảng cách giữa các thiết bị đầu cuối so với tủ trung tâm xa (max 100m chuẩn RS-232, max. 1000m chuẩn RS-485). CSDL SQL Server 2000 hoạt động liên tục trong thời gian dài không cần bảo trì dữ lệu, backup dữ liệu. Không mất tiến trình hiện hành khi cúp điện.

Để đáp ứng được tình trạng đột biến về số lượng khách hàng, số khách hàng mỗi ngày khác nhau, hệ thống cho phép khai báo thêm, bớt, nghiệp vụ của từng quầy làm việc (trong lúc hệ thống đang hoạt động); có nhiều chế độ hoạt động của hệ thống theo từng ngày hoặc nhóm ngày.

Có 03 chế độ gọi khách đến quầy tiếp nhận: không tự động, tự động và tự động phân đều để khắc phục tình trạng khách hàng đến quầy giao dịch ngắt quãng.

Người điều hành dễ dàng phân định nghiệp vụ chính – phụ theo từng quầy; kiểu gọi khách hàng đến quầy từ nhiều luồng (theo thời gian hoặc dịch vụ); phím chức năng chuyển đến quầy định nghĩa trước.

Một phiếu thứ tự được phục vụ tại nhiều quầy, hoặc ngay cả nhiều dịch vụ.

Linh hoạt ngưng phát vé (theo từng dịch vụ độc lập) theo thời gian hoặc số lượng lượt người giao dịch.

Phần mềm có giao diện Tiếng Việt, dễ sử dụng, có chế độ phân quyền để truy cập theo người quản trị hệ thống hoặc người quan sát quá trình giao dịch.

Loại dịch vụ của hệ thống có thể phân định theo quầy hoặc theo nhân viên. Trường hợp theo nhân viên thì mỗi nhân viên đều có mã riêng, login, logout hệ thống với password riêng. Khi đó nhân viên có thể làm nghiệp vụ của mình tại bất kỳ quầy nào thuộc hệ thống.

Các thiết bị chính của hệ thống QMS

1. Tủ điều khiển trung tâm (Main Control Unit):

Có chức năng kết nối, điều phối các thiết bị đầu cuối, nhận lệnh từ máy vi tính điều khiển.

Có thể nối các tủ điều khiển trung tâm với nhau, một tủ trung tâm kết nối với 46 thiết bị đầu cuối.
Giao tiếp chuẩn RS-232

2. Điểm cấp phiếu (Ticket-Printing Terminal):

Cho phép nút chọn 10 dịch vụ (hoặc hơn theo yêu cầu).

Tốc độ in phiếu tức thì (150mm/s), dao cắt tự động.

Không bị kẹt giấy, có báo hiệu sắp hết giấy in.

In 01 hay nhiều liên vé.

Nội dung in trên vé: số thứ tự (STT), STT đang giao dịch, thời gian cấp vé, tên, địa chỉ của đơn vị… có thể linh hoạt thay đổi nội dung.

3. Bàn điều khiển quầy (Counter Terminal):

Hiển thị số thứ tự (STT) đang giao dịch.

Có báo hiệu bằng âm thanh.

Hiển thị số lượng khách hàng đang chờ và đã giao dịch.

Nút báo liên lạc trực tiếp với BQL.

Gọi khách hàng kế tiếp.

Gọi ưu tiên phím nhấn trực tiếp.

Gọi lặp lại khách hàng.

Lưu gọi lại sau một hay nhiều KH.

Có nút chuyển khách hàng đến quầy bất kỳ hoặc tổ hợp phím chuyển đến quầy trong trường hợp có lựa

Chọn quy trình đường đi.

Gọi khách hàng từ nhiều luồng khác nhau.

Các phím chức năng để nhân viên giao dịch login, logout hệ thống khai báo tạm ngưng.

4. Bảng hiển thị chính (Main display):

Hiển thị số thứ tự (STT) đến lượt giao dịch, số quầy, mũi tên chỉ hướng đi.

Dùng LED 7 đoạn hiển thị 03 lượt giao dịch gần nhất (mỗi số có 04 chữ số).

Nhấp nháy khi hiển thị nội dung mới.

Tùy chọn loại hiển thị bên trong và ngoài trời.

5. Bảng hiển thị quầy (Counter Display):

Hiển thị số thứ tự STT đến lượt giao dịch.

Dùng LED 7 đoạn (mỗi số có 04 chữ số).

Nhấp nháy khi hiển thị nội dung mới.

Tùy chọn loại hiển thị bên trong và ngoài trời.

6. Âm thanh (Voice module):

Hệ thống âm thanh chuyên nghiệp. Tự động mời số rõ ràng, thân thiện, nội dung (tùy chọn) bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau.

Phát kênh âm thanh mời số chung hoặc nhiều kênh theo quầy, theo khu vực.

Mỗi quầy dịch vụ có thể được cài đặt kiểu, nội dung mời khách hàng khác nhau.

Nội dung phát câu mời, thông báo có thể cài đặt tại nhiều khâu phục vụ khách hàng như: thông báo hồ sơ khách hàng đã chuyển sang khâu, chào khách hàng khi kết thúc dịch vụ.

7. Báo cáo (Report), mở rộng, kết nối:

Màn hình giao diện cho phép giám sát tình hình giao dịch theo từng quầy, từng nhân viên giao dịch. Cho phép nhiều người quan sát cùng lúc nếu cài đặt ở nhiều máy vi tính khác nhau và nối mạng.

Mẫu biểu báo cáo của hệ thống phong phú: báo cáo chi tiết, tổng hợp theo từng nhân viên, từng quầy, từng dịch vụ về số lượng, thời gian giao dịch, thời gian chờ của từng khách hàng…làm cơ sở lưu trữ, báo cáo cho BLĐ tình hình giao dịch tại trung tâm một cách chính xác và nhanh chóng nhất.

Xem ngay trên màn hình lịch sử giao dịch của từng nhân viên.

Thống kê thời gian trung bình chờ giao dịch, thời gian giao dịch làm cơ sở đánh giá, phát triển bộ phận giao dịch cho phù hợp với đơn vị.

Xem thời gian logon, logout của từng nhân viên để đánh giá mức độ chuyên cần trong công việc.

Có khả năng phát triển để kết nối với các thiết bị đầu cuối khác như: màn hình TV, bảng điện tử, thiết bị đọc mã vạch, đọc thẻ từ, thiết bị màn hình cảm ứng… phục vụ cho nhiều ứng dụng phong phú và đa dạng như xác nhận nhân viên, truy tìm hồ sơ KH, thông báo, chọn dịch vụ…

8. CÁC THIẾT BỊ TÙY CHỌN:

Máy vi tính PC: Cấu hình tối thiểu CPU Pentium IV, Ram 256 Mb có cổng RS-232 và Sound Card. Hệ điều hành Window.

Hệ thống âm thanh: Tăng âm, loa.

Nguồn cấp điện AC-DC.

Bộ lưu điện (UPS).

Mô tả hoạt động giao dịch khi sử dụng hệ thống QMS ADLAND:

Khách hàng: Lần lượt thực hiện theo thứ tự sau:

• Thứ 1. Lấy Phiếu Thứ Tự: Nhấn vào nút tương ứng với loại hình giao dịch mình cần trên máy cấp phiếu. Lấy Phiếu Thứ Tự do máy tự động in ra (trên giấy nhiệt với giá thành thấp, tốc độ cao).

• Thứ 2. Ngồi chờ đến lượt: đến ngồi tại Khu Vực Chờ. Khi đến lượt giao dịch, khách hàng sẽ được thông báo qua hệ thống loa và các Bảng Hiển Thị Chính và Bảng Hiển Thị Phụ (hiện số Thứ Tự cùng số Quầy và mũi tên chỉ hướng đi).•

• Thứ 3. Tìm đến Quầy cần giao dịch: Trên mỗi Quầy sẽ hiện Số Phiếu của khách hàng đến lượt giao dịch.

• Nếu quy trình giao dịch cần phải qua nhiều quầy, nhiều dịch vụ thì sau khi hoàn thành giao dịch tại một quầy, khách hàng sẽ lặp lại bước thứ 2.

Các lợi ích cho Đơn vị/Doanh nghiệp:

Tạo môi trường giao dịch với khách hàng trật tự, lịch sự, văn minh.

Tăng uy tín của Đơn vị/Doanh nghiệp, cải thiện mối quan hệ với khách hàng.

Chuẩn hoá và linh hoạt trong phục vụ khách hàng.

Nâng cao hiệu suất, chất lượng làm việc của nhân viên.

Hỗ trợ tốt cho việc điều hành, tổ chức bộ máy, đánh giá năng suất làm việc của nhân viên.

Các lợi ích cho khách hàng:

Thoải mái trong giao dịch: Không phải đứng xếp hàng, chen lấn, được hưởng xếp lượt công bằng và hợp lý.

Dễ dàng trong giao dịch: Dự kiến được thời gian đến lượt giao dịch, được hướng dẫn đến đúng quầy cần giao dịch khi đến lượt. Tránh nhầm lẫn khi đọc tên.

Nhanh chóng: Do hệ thống phân bổ khách hàng đến quầy dịch vụ một cách tối ưu.

An toàn: Không lo mất giấy tờ giao dịch.